Datenschutzerklärung

Stand: 26. Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert die Verarbeitung personenbezogener Daten im Fortbildungsportal „weiter.bilden – Fortbildungen Schwaben“. Sie gilt für die öffentliche Website einschließlich der Schulamtsbereiche, Kalender und Downloads sowie für die Registrierung und den internen Verwaltungsbereich.

1. Verantwortliche Stelle

Regierung von Schwaben
Sachgebiet 40.1
Fronhof 10, 86152 Augsburg
Telefon: +49 821 327-01
E-Mail: poststelle@reg-schw.bayern.de

2. Behördlicher Datenschutzbeauftragter

Behördlicher Datenschutzbeauftragter der Regierung von Schwaben
Fronhof 10, 86152 Augsburg
Telefon: +49 821 327-2008
E-Mail: Datenschutzbeauftragter@reg-schw.bayern.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Das Portal informiert über Fortbildungen für Lehrkräfte. Im internen Bereich unterstützt es die Organisation des Referentennetzwerks digitale Bildung und der Beratung digitale Bildung: Konten und Zuständigkeiten verwalten, Veranstaltungen planen und abstimmen, Fortbildungen nachbereiten, schuljahresbezogen auswerten und SchiLf-Teilnahmebescheinigungen erstellen. Technische Sicherheitsmaßnahmen dienen dem Schutz der Daten und dem zuverlässigen Betrieb.

Die hierfür erforderliche Verarbeitung erfolgt zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e und Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit Art. 4 Abs. 1 BayDSG. Den Aufgabenrahmen bilden insbesondere die Bekanntmachung „Beratung digitale Bildung in Bayern“ und die Bekanntmachung „Lehrerfortbildung in Bayern“. Personenbezogene Auswertungen dienen der Planung, Evaluation und dem erforderlichen Nachweis der Fortbildungstätigkeit.

Die freiwillige Namensanzeige beruht gesondert auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO; Einzelheiten finden Sie in Abschnitt 7. Für die dienstliche interne Verarbeitung wird keine pauschale Einwilligung eingeholt.

4. Besuch der Website und Hosting

Sie können das öffentliche Fortbildungsangebot ohne Benutzerkonto ansehen. Für die Übertragung der Seiten verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere Ihre IP-Adresse, Zeitpunkt und Ziel des Abrufs sowie die vom Browser übermittelten technischen Angaben. Serverprotokolle können der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen dienen. Sie werden nicht für Werbung oder die Erstellung von Nutzungsprofilen verwendet.

[OFFEN: Tatsächlich protokollierte Felder und Speicherfrist der Server-Zugriffs- und Fehlerprotokolle ergänzen; falls keine Zugriffsprotokolle gespeichert werden, dies nach Prüfung ausdrücklich angeben.]

Das Portal und seine Datenbank werden auf einem Server der netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, am Standort Nürnberg betrieben. netcup ist als Hostingdienstleister Empfänger der für den Betrieb erforderlichen Daten. Berechtigte technische Administratorinnen und Administratoren können für Wartung und Störungsbehebung im erforderlichen Umfang Zugriff erhalten.

Weitere vorgeschaltete Dienste sind für diesen Portalbetrieb nicht eingesetzt. Schriftarten, Bilder und Programmdateien werden vom eigenen Server bereitgestellt. Die Website bindet keine externen Schriftarten, Analyse- oder Werbedienste, Karten, Videos oder Social-Media-Inhalte ein.

[OFFEN: Die Angaben zu Unterauftragnehmern und etwaigen Zugriffen aus Ländern außerhalb von EU/EWR anhand der Hostingvereinbarung vervollständigen. Falls solche Übermittlungen stattfinden, Empfänger, Zweck, Rechtsgrundlage und verfügbare Garantien benennen; andernfalls das geprüfte Ergebnis angeben. Der Standort Nürnberg allein belegt keine Drittlandfreiheit.]

5. Technisch notwendige Cookies

Beim bloßen Besuch der öffentlichen Seiten setzt die Anwendung keine Cookies. Wenn Sie sich im Verwaltungsbereich anmelden, werden folgende eigene Cookies verwendet:

Cookie	Zweck	Gültigkeit
session_token	Zuordnung Ihrer Anmeldung und Prüfung des Zugangs zum internen Bereich	Höchstens acht Stunden; beim Abmelden wird das Cookie entfernt
mfa_anmeldung	Kurzzeitiger Nachweis für den zweiten Anmeldeschritt mit Zwei-Faktor-Authentifizierung	Höchstens fünf Minuten

Diese Cookies sind für die von Ihnen angeforderte Anmeldung erforderlich. Das Speichern und Auslesen beruht auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die zugehörige personenbezogene Verarbeitung auf der in Abschnitt 3 genannten Rechtsgrundlage. Es werden keine Analyse- oder Werbecookies eingesetzt. Ein Einwilligungsbanner für solche Zwecke ist deshalb nicht vorgesehen. Wenn Sie notwendige Cookies im Browser blockieren, können Sie den internen Bereich nicht nutzen.

6. Registrierung, Benutzerkonten und interne Verwaltung

Je nach Aufgabe verarbeiten wir folgende Angaben:

• Vor- und Nachname, dienstliche E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Organisation oder Dienststelle;
• Rolle, Kontostatus, Bezirkszuständigkeiten und Zuordnungen zu Fortbildungen;
• Passwort in Form eines nicht unmittelbar rücklesbaren Prüfwerts, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Einladungs- und Rücksetznachweise;
• bei Konten der Regierung und der Beratung digitale Bildung Daten für die Zwei-Faktor-Authentifizierung, insbesondere ein verschlüsseltes Einrichtungsgeheimnis, Prüfwerte der Wiederherstellungscodes und Einrichtungs- oder Rücksetzzeitpunkte;
• Veranstaltungstitel, Beschreibungen, Zeiten, Orte, organisatorische Notizen, Nachbereitungsstände und Teilnehmerzahlen;
• Nachweise über Änderungen, Rollenvergabe, Anmeldungen, Exporte und Archivübergaben;
• Ihre Entscheidung über die Namensanzeige mit Textfassung, Zeitpunkt und handelnder Person.

Die Daten stammen aus Ihren eigenen Eingaben oder werden von den zuständigen BdBs und berechtigten Verwaltungsstellen erfasst. Bei Nutzung des FIBS-Imports werden öffentlich zugängliche Veranstaltungsangaben wie Titel, Beschreibung, Termin, Ort, Lehrgangsnummer und Anmeldelink übernommen. Teilnehmerkonten und personenbezogene Anmeldelisten werden dabei nicht importiert. Personen, deren Daten ohne eigenes Konto erfasst werden, erhalten die Informationen über die zuständige Stelle.

Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Zugangsdaten und die erforderliche dienstliche Zuordnung werden für ein nutzbares Konto benötigt. Ohne diese Angaben kann der entsprechende Zugang nicht bereitgestellt werden. Ob darüber hinaus eine dienstliche Pflicht zur Bereitstellung besteht, richtet sich nach der jeweiligen Aufgabenübertragung. Die öffentliche Namensanzeige ist freiwillig. Private Telefonnummern, Gesundheitsdaten und andere sensible Personalangaben gehören nicht in die Freitextfelder.

Referierende erhalten Zugriff auf eigene oder ihnen zugeordnete Veranstaltungen im Rahmen ihrer Zuständigkeit. BdBs verwalten ihre zugewiesenen Schulamtsbezirke. Berechtigte Konten der Regierung von Schwaben können bezirksübergreifend arbeiten. Bei mehreren Bezirkszuordnungen ist der gemeinsame Referentenstammdatensatz einschließlich notwendiger Kontaktdaten und organisatorischer Notizen für die jeweils zuständigen Verwaltungsstellen sichtbar.

Interner Planungskalender: Zur Terminabstimmung sehen angemeldete planungsberechtigte Personen auch bezirksübergreifend Titel, Beschreibung, Datum, Uhrzeit, Ort, Veranstaltungsform und Planungsstatus, einschließlich noch unveröffentlichter Entwürfe. Persönliche Referentenkontakte, Teilnehmerzahlen, Nachbereitungsnotizen und fremde Auswertungen werden darüber nicht bereitgestellt. Referentennamen sind kein eigenes Kalenderfeld. Diese Einsicht gewährt keine Bearbeitungsrechte an fremden Veranstaltungen.

Zur Abwehr wiederholter Fehlversuche werden E-Mail-Adressen und IP-Adressen zeitweise für die Begrenzung von Anmeldeversuchen verarbeitet. Fehlanmeldungen werden außerdem mit E-Mail-Adresse, IP-Adresse und gegebenenfalls Kontozuordnung im Sicherheitsprotokoll erfasst.

7. Freiwillige Namensanzeige

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erscheinen Ihr Vor- und Nachname bei Ihren zugeordneten veröffentlichten Fortbildungen auf der Website, im öffentlichen Kalenderfeed (ICS) und in öffentlichen Ausschreibungs-PDFs. Die Einwilligung umfasst außerdem Ihre Namensnennung auf SchiLf-Teilnahmebescheinigungen für die jeweiligen Teilnehmenden. Sie gilt für alle Ihre Bezirkszuordnungen und für künftige eigene Fortbildungen. Dienststelle und persönliche Kontaktdaten werden nicht veröffentlicht.

Die Namensanzeige ist zunächst ausgeschaltet. Ablehnung oder Widerruf haben keine Nachteile für Ihr Konto oder Ihre dienstlichen Aufgaben. Unter „Eigenes Konto“ können Sie die Zustimmung jederzeit für die Zukunft widerrufen; alternativ wenden Sie sich an die verantwortliche Stelle. BdBs können eine Anzeige stoppen, aber keine Einwilligung für Sie erteilen.

Nach einem Widerruf enthalten neu ausgegebene Seiten, Kalenderdaten und Dokumente Ihren Namen nicht mehr aufgrund dieser Einwilligung. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Bereits heruntergeladene, gedruckte oder von Dritten gespeicherte Kopien lassen sich nicht vollständig zurückholen. Öffentlich bereitgestellte Angaben können weltweit abgerufen und von Suchmaschinen erfasst werden.

8. Teilnahme, Bescheinigungen und Unterschriften

Das Portal führt keine personenbezogenen Teilnehmerlisten und speichert keine Anmeldungen von Teilnehmenden. Soweit eine Veranstaltung auf FIBS verweist, findet die Anmeldung dort statt. Bei der Nachbereitung werden Teilnehmerzahlen erfasst; zusammen mit der Referentenzuordnung können diese Angaben Aussagen über die Tätigkeit der referierenden Person ermöglichen und bleiben deshalb zugriffsbeschränkt.

Für SchiLf können berechtigte Personen Blanko-Teilnahmebescheinigungen erzeugen. Diese enthalten Veranstaltungsdaten, die Namen der zuständigen BdBs und gegebenenfalls aufgrund Ihrer Einwilligung freigegebene Referentennamen. Teilnehmendennamen werden erst auf dem Ausdruck ergänzt. Ausgefüllte Bescheinigungen werden von der durchführenden Stelle ausgehändigt und nicht im Portal gespeichert oder versendet.

BdBs können ein Bild ihrer Unterschrift für die Bescheinigungen hinterlegen; auch berechtigte Konten der Regierung können diese Bilder verwalten. Das Unterschriftsbild wird für die Bescheinigungen gespeichert und in die erzeugten Dokumente eingefügt. Es erfolgt keine biometrische Identifizierung. Eine hinterlegte Unterschrift kann entfernt werden; bereits ausgegebene Dokumente bleiben unverändert.

9. Kalenderabonnements und externe Links

Beim Abruf oder Abonnement eines öffentlichen Kalenders werden die veröffentlichten Veranstaltungsdaten einschließlich gegebenenfalls freigegebener Namen an die von Ihnen verwendete Kalenderanwendung übertragen. Nutzt diese einen Cloud-Dienst, verarbeitet auch dessen Anbieter die Kalenderdaten und kann den Feed regelmäßig abrufen. Für diese Verarbeitung gelten die Bedingungen Ihres Kalenderanbieters.

Links zu FIBS oder anderen Websites öffnen eigenständige Angebote. Erst wenn Sie einen solchen Link aufrufen, verbindet sich Ihr Browser mit dem jeweiligen Anbieter. Dort gelten dessen Datenschutzinformationen. Das Portal übergibt dabei keine internen Konto- oder Teilnehmerdaten. Aus dem Portal heruntergeladene Dateien werden auf Ihrem Gerät beziehungsweise durch den von Ihnen gewählten Dienst gespeichert.

10. Speicherdauer und Löschung

Veranstaltungen und Auswertungen: Die Zuordnung erfolgt zu einem Schuljahr vom 1. August bis 31. Juli. Operative Veranstaltungs- und Auswertungsdaten bleiben bis zum Ablauf von 400 vollständigen Kalendertagen nach Schuljahresende regulär verfügbar. Beispiel: Für das Schuljahr 2026/2027 endet der reguläre Zugriff mit dem 3. September 2028. Danach sind die Daten im laufenden Portal gesperrt. Die Löschung erfolgt nach Fristablauf, sobald die unveränderte externe Übernahme des betreffenden Archivpakets bestätigt ist. Fehlt diese Bestätigung, bleiben die gesperrten Daten bis zur Klärung gespeichert.

Öffentliche Anzeige: Nur freigegebene Veranstaltungen innerhalb der operativen Frist sind öffentlich abrufbar. Eine Archivierung oder Rücknahme der Veröffentlichung kann die Anzeige früher beenden. Ein Terminablauf allein entfernt eine Veranstaltung nicht zwingend aus sämtlichen öffentlichen Ansichten. Die Namensanzeige endet unabhängig davon bei Widerruf oder Wegfall einer gültigen Freigabe.

Gesonderte Aufbewahrung: Archivpakete enthalten erforderliche Veranstaltungsangaben, interne Referentenkennungen und Namen sowie geplante Plätze und tatsächliche Teilnehmerzahlen. Persönliche Kontaktdaten, Notizen, Beschreibungen und Zugangsdaten sind nicht Bestandteil dieser fachlichen Pakete.

[OFFEN: Zuständige Stelle und Empfängerkategorien für die externe Archivablage, verbindliche Aufbewahrungsregel/Rechtsgrundlage, Fristbeginn und Dauer ergänzen.]

Anwendungsprotokolle: Sicherheits- und Änderungsprotokolle einschließlich protokollierter Fehlanmeldungen sowie FIBS-Importprotokolle werden vom Löschlauf nach 365 Tagen gelöscht. Dies ist von der noch festzulegenden Frist der Serverprotokolle in Abschnitt 4 zu unterscheiden.

Konten und Nachweise: Die operative Veranstaltungsfrist löscht Benutzerkonten, Referentenstammdaten und Einwilligungsnachweise nicht automatisch mit. Einladungs- und Passwortrücksetzlinks gelten höchstens 14 Tage und sind einmal verwendbar; Registrierungslinks gelten 30 Tage. Das Ende der Gültigkeit eines Links ist nicht gleichbedeutend mit der Löschung seines gespeicherten Nachweises.

[OFFEN: Löschfristen oder verbindliche Kriterien für Konten und Referentenstammdaten nach Ausscheiden, Unterschriftsbilder, Einwilligungsnachweise sowie verbrauchte oder abgelaufene Zugangs- und Registrierungsnachweise ergänzen.]

Sicherungen und Exportkopien: Verschlüsselte Vollsicherungen dienen der Wiederherstellung nach einem Datenverlust. Sie sind von den fachlichen Archivpaketen getrennt. Die Anwendung sieht für lokale Sicherungspakete standardmäßig 30 Kalendertage vor; diese Einstellung ist im Betrieb zwischen 7 und 90 Tagen wählbar.

[OFFEN: Tatsächlich verwendete Sicherungsfrist auf dem Server sowie Speicherorte, Empfänger und Löschfristen für Sicherungen auf Regierungslaufwerken und für interne Exportkopien bestätigen und hier konkret einsetzen.]

11. Kontaktaufnahme

Wenn Sie die verantwortliche Stelle oder den Datenschutzbeauftragten kontaktieren, werden Ihre Kontaktdaten und der Inhalt Ihrer Nachricht für die Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit Art. 4 Abs. 1 BayDSG, soweit die Bearbeitung zur jeweiligen öffentlichen Aufgabe gehört. Die Aufbewahrung richtet sich nach dem Bearbeitungszweck und den einschlägigen behördlichen Dokumentationspflichten.

12. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO). Soweit die Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO vorliegen, besteht außerdem ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer sofortigen Löschung entgegenstehen.

Widerspruch: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Wir prüfen dann, ob zwingende schutzwürdige Gründe oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen eine weitere Verarbeitung rechtfertigen.

Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an die in Abschnitt 1 oder 2 genannten Kontakte. Es finden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen einschließlich Profiling mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung statt.

Sie können sich nach Art. 77 DSGVO bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren:

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München
Telefon: +49 89 212672-0
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Website und Beschwerdemöglichkeit: www.datenschutz-bayern.de